Daarmee wordt één vorm of spellingsvariant van een bepaald woord gekozen, waardoor het gebruik van varianten onder de duim wordt gehouden. Het gebruik van één spellingsvariant verbetert de terugvindbaarheid, omdat alle relevante objecten met die éne term ontsloten zijn. Hierdoor is het niet nodig alle varianten uit te proberen. Want de mogelijkheden zijn eindeloos: ‘De Tweede Wereldoorlog’, ‘tweede wereldoorlog’, ‘WO2’, ‘Tweede wereld oorlog’, WO II’, ‘WWII’. Met een gecontroleerde woordenlijst kies je één spelwijze per concept (woord).
Van een trefwoordenlijst naar thesaurus
Als deze termen met elkaar verbonden worden door hiërarchisch gestructureerde relaties (we spreken dan over bredere en nauwere term), dan wordt het een thesaurus. In de veelgebruikte collectieregistratiesystemen zoals Adlib is standaard een thesaurusmodule ingebouwd, die door de collectiebeherende instelling zelf gevuld wordt. Dit is een lokale thesaurus bedoeld voor intern gebruik. Deze zijn vaak niet compleet en de relaties tussen termen zijn vaak niet (helemaal) uitgewerkt. Dat is overigens prima, want het gaat hierbij om lokale bruikbaarheid.
Externe thesauri
Er zijn ook thesauri die voor extern gebruik zijn. Deze streven ernaar een bepaald gebied te beschrijven en collectiebeherende instellingen kunnen naar deze termen verwijzen. Deze thesauri hebben uitgewerkte relaties zodat het een boomstructuur is, hebben scope notes (definities) bij de termen staan en zijn soms ook meertalig. Een voorbeeld hiervan is de AAT, the Art and Architecture thesaurus. Een enorme thesaurus die concepten op het gebied van kunst en architectuur beschrijft. Het gaat hierbij om materialen, technieken, objectnamen, categorieën, etc. Er bestaan ook thesauri over personen, zoals de VIAF voor auteurs wereldwijd, de ULAN, RKDartists en het Biografisch portaal. Ook plaatsen hebben hun eigen thesauri ('gazetteers'), zoals de Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN) en Geonames. Voor Nederlandse plaatsen is Erfgeo een goed startpunt. En tot slot thematische thesaurussen, zoals de WO2-thesaurus.
Het ontstaan van de thesaurus over de Tweede Wereldoorlog
De nu externe WO2-thesaurus is van oorsprong de interne trefwoordenlijst van het NIOD. De omvangrijke beeld-, archief- en bibliotheekcollectie uit de Tweede Wereldoorlog van het instituut maakte er gebruik van bij de ontsluiting en duiding van het materiaal. Dus onder meer de Beeldbank WO2 - in beheer bij het NIOD maar met materiaal afkomstig van 31 instellingen - is de bakermat van de honderden trefwoorden die nu de thesaurus vormen.